Join Whatsapp Group
Join Now વિભાગ - ૬ સેવાપોથીમાં કરવાની વિવિધ પ્રકારની નોંધોની યાદી - સર્વિસબુકમાં કઇ કઇ નોંધ કઇ રીતે થાય અને તેવી નોંધના નિયમો-૬ .
વિભાગ - ૬ સેવાપોથીમાં કરવાની વિવિધ પ્રકારની નોંધોની યાદી - સર્વિસબુકમાં કઇ કઇ નોંધ કઇ રીતે થાય અને તેવી નોંધના નિયમો-૬ .
મહત્વપૂર્ણ લિંક
સર્વિસબુક બાબતના વિભાગ-1 થી વિભાગ 8 તમામ વિભાગ ની પીડીએફ ડાઉનલોડ કરવા માટે અહીં ક્લિક કરો
વિભાગ - ૬ સેવાપોથીમાં કરવાની વિવિધ પ્રકારની નોંધોની યાદી સેવાપોથીમાં થતી દરેક નોંધ જરૂરી આધારો , ઠરાવો , પરીપત્રોના નંબર , તારીખ , વિગતવાર વર્ણન સાથેની હોવી જોઈએ . અપ્રસ્તુત નોંધ ચાલી શકે નહિ . આવી દરેક નોંધ વખતે સ્થળ , તારીખ , કર્મચારીની સહી , આચાર્યની સહી ( પ્રમુખ , સરપંચની સહી ) અવશ્ય હોવી જોઈએ . સામાન્ય રીતે સેવાપોથીના ડાબા પાને ઈજાફા / પગાર ધોરણ , પે વેરીફિકેશન જેવી નાણાંકિય બાબતોની નોંધ લખાતી હોય છે અને જમણી બાજુ નિમણુક , રજા , વિકલ્પો , તાલીમ , રાજીનામું , શાળા ફેરબદલી વગેરે સેવાવિષયક નોંધો લખાતી હોય છે . સેવાપોથીમાં કરવી જોઈતી કેટલીક નોંધોની યાદી : ( ૧ ) નિમણુકની નોંધ : કર્મચારીની નિમણુક વખતે - કચેરી આદેશ નંબર , તારીખ , હાજર થયાનો સમય , નામ , હોદા વગેરેના ઉલ્લેખ સાથે સ્પષ્ટ નોંધ હોવી જોઈએ . 0 ( ૨ ) ઈજાફા નોંધ : વાર્ષિક ઈજાફો ડયુ થતા પહેલા સંચાલક મંડળને નિયત નમૂનામાં અરજી કરવાની હોય . ઈજાફો મંજૂર થતાં આદેશ , તારીખ સહિત નોંધ પાડવી , કર્મચારી / આચાર્યની સહી કરો . પ્રથમ વખત નિમણુંક તારીખથી વર્ષ પૂર્ણ થાય તે માસની અંતિત તારીખ લખો . ત્યાર પછીની નોંધમાં પહેલી તારીખથી વર્ષ આગળ ગણો . ઉદાહરણ તરીકે તા . ૧૫-૪ - '૦૮ નિમણુક તારીખ હોય તો પહેલો તબક્કો તા . ૧૫-૪ - '૦૮ થી ૩૦-૬ - '૦૮ . ત્યાર પછી તા . ૧-૭ - '૦૮ થી તા . ૩૦-૬ - '૦૯ એ પ્રમાણે આગળ લખતા જવું . સ્પષ્ટતા : નિમણુક તારીખથી ત્યાર પછીના જુલાઈ માસ સુધીમાં છ માસ કે વધુ નોકરી હોય તો જ ઈજાફો મળે . નહિ તો ત્યાર પછીનો જુલાઈ માસમાં મળવાપાત્ર બને . શાળા બદલીના કિસ્સામાં અગાઉની શાળાની છેલ્લી તારીખ પછી નવી શાળામાં કન્ટીન્યુટી પ્રમાણે ૩૦- -... વર્ષ પૂર્ણ કરી ૧-૭ -.... … ... થી ૩૦-૬ -.... … ... એ પ્રમાણે ઈજાફા માટે વર્ષની ગણતરી કરો . 0 ( ૩ ) મેડિકલ ફિટનેશની નોંધ : સિવિલ સર્જનના પ્રમાણપત્રના નંબર , તારીખ સહિતની વિગતવાર નોંધ પાડવી .
( ૪ ) તબીબી ભથ્થા વિકલ્પની નોંધ : કર્મચારી ફરજ પર હાજર થયે પગાર બિલે મેડિકલ એલાઉન્સ રકમ આકારવા માટે કર્મચારી પાસેથી વિકલ્પ લેવો જરૂરી હોય , નોંધ પાડવી . ( ૫ ) પગાર બિલ કોડ નંબરઃ કર્મચારીની નિમણુક બાદ પ્રથમ વખત પગાર બિલના ડેટા આપતા પહેલા કર્મચારીનો કોમ્યુટર કોડ મેળવી આ કોડમાં આદેશ નંબર , તારીખ અને નંબરની નોંધ કરવી . ( ) જૂથ વીમા યોજનામાં જોડાય ત્યારે વારસ નિયુક્તિની નોંધ : સરકારી કર્મચારીઓ માટે બચત અને પ્રિમિયમ કપાય છે . જ્યારે ગ્રાન્ટ ઈન કોડ સંસ્થામાં માત્ર પ્રિમિયમ કપાય છે . દર વર્ષે જાન્યુઆરીથી પ્રિમિયમ કપાય છે . ત્યારે નોંધ કરવી . ( ૭ ) કાયમી કર્યાની નોંધ : કર્મચારીનો અજમાયશી સમય પૂર્ણ થતાં સંચાલક મંડળનો કાયમીના આદશે અન્વયે કાયમી કર્યાની નોંધ પાડવી . ( ૮ ) સરકારશ્રી દ્વારા પગાર સુધારણા કરવામાં આવે ત્યારે વખતો વખતની નોંધ કરવી . ક્યા પગાર ધોરણમાં , કઈ તારીખથી , કેટલો પગાર થયો ? ઉત્તરોતર ઈજાફાની નોંધ તારીખથી તારીખ . પે વેરીફિકેશન પાર્ટી L.E. ઓફિસર કે એકાઉન્ટ ઓફિસર કે જુનિયર એક્ઝામીનર કે સંબંધિત સક્ષમ અધિકારીની સહી . a કોઈ વસુલાત હોય તો વિગતવાર , બેન્ક , ચલન , તારીખ સાથે નોંધ પાડવી . હેડવાર , શેની વસુલાત વગેરે . ( ૯ ) જૂથ વીમા પ્રિમિયમ કપાતની નોંધ : કેટેગરી A , B , C , D વાર કર્મચારીની કેટેગરીપ વીમાની રકમ , પ્રિમિયમની રકમ સહિત વિગતવાર નોંધ પાડવી . દર વર્ષે જાન્યુઆરીમાં કપાત થતાં નોંધ પાડવી જોઈએ . કારણકે પ્રિમિયમ ૧ વર્ષની મુદતનું હોય . ( ૧૦ ) જી.પી.એફ. / સી.પી.એફ. ( PPA ) નંબર ફાળવ્યાની નોંધ : જૂના કર્મચારી હોય તો જી.પી.એફ. ખાતા નંબરની નોંધ પાડેલી જ હોય . તા . ૧-૪-૨૦૦૫ પછી નિમાતા કર્મચારીઓ માટે ફરજીયાત પણે વર્ધિત પેન્શન યોજના લાગુ પડતી હોય . આવા કર્મચારીનો PPA ( પરમેનન્ટ પેન્શન એકાઉન્ટ નંબર ) મેળવી ૧૦ આંકડાનો કાયમી નંબરની નોંધ સેવાપોથીમાં પાડવી જોઈએ .
( ૧૧ ) જી.પી.એફ. / સી.પી.એફ. માટે અથવા સામાન્ય નિયુક્તિ પત્રક -૧ માં વારસદાર નિયુક્તિ કર્યાની નોંધ DEO શ્રીની કાઉન્ટર સહી થયાની નોંધ સહિત વિગતવાર નોંધ પાડવી . ( ૧૨ ) કર્મયોગી તાલીમ જેવી કે વિષય શિક્ષક , રીસોર્સ પર્સન તરીકે , કી - રીસોર્સ પર્સન તરીકે , ચૂંટણી વસ્તી ગણતરીના માસ્ટર ટ્રેનર , અંગ્રેજી વિષયના ઓરીએન્ટેશન પ્રોગ્રામ કે કોઈ વિશિષ્ટ તાલીમ મેળવે / તાલીમમાં જાય ત્યારે પ્રમાણપત્ર / હાજરીના દાખલાના અને નિમણુક હૂકમના આધારી જોઈને નોંધ પાડવી જોઈએ . ( ૧૩ ) CCC પરીક્ષા પાસ કર્યાની નોંધ : કર્મચારીના ઉ.પ.ધો. માટે ખૂબ જ અગત્યની CCC પરીક્ષા ક્યારે , કઈ સંસ્થામાંથી પાસ કરી છે ? તેની સીટ નંબર , પાસ કર્યાના વર્ષ સહિતની વિગતવાર આધારો જોઈને નોંધ પાડી કર્મચારીની સહી લેવી . નોંધ છેલ્લામાં છેલ્લી પરીપત્ર પ્રમાણે આવી પરીક્ષા પાસ કરવાની મુદત તા.૩૦-૪-૨૦૧૧ નક્કી કરેલ હોય તા . ૧-૭-૨૦૧૧ પછી . પરીક્ષા પાસ કરનારને ઉ.૫.ધો.નો લાભ મળવાપાત્ર નથી . ( નોકરીમાં ચાલુ હોય તેવા કર્મચારીઓ ) સામાન્ય વહીવટ વિભાગનો તા . ૧-૧-૨૦૧૧નો પરિપત્ર છે . ( ૧૪ ) ૨ જા પ્રવાસ રાહત અંગેની નોંધ ( L.T.C. ) : કર્મચારીએ ક્યા બ્લોક વર્ષમાં ? ક્યાંથી ક્યાં સુધી મુસાફરી કરી – પ્રવાસ કર્યો ? તેની ચૂકવેલી રકમ , તારીખ વગેરેની સ્પષ્ટ નોધ પાડવી . ( ૧૫ ) હોદા ફેરફાર વખતે : કોઈ કર્મચારીને એક જ શાળામાં પ્રમોશન થવાથી પટ્ટાવાળામાંથી ક્લાર્ક , શિક્ષકમાંથી આચાર્ય બન્યા હોય તેવા કિસ્સામાં આવા કર્મચારીની સેવાપોથીમાં ક્યારથી હોદ્દા ફેરફાર થયા તેની વિગતવાર - નિમણુક , હૂકમ નંબર , તારીખ , હકિકતની સ્પષ્ટ નોંધ હોવી જોઈએ . ( ૧૬ ) એરીયર્સ ચૂકવણી વખતેઃ પગાર તફાવત , મોંઘવારી ભથ્થાના વધારાની રકમ , રોકડમાં / જી.પી.એફ.માં , ક્યા સમય ગાળાની રકમ , કેટલા ટકા , કઈ તારીખે , ક્યા પગાર બિલથી ચૂકવાયા , તેની નોંધ પાડવી જોઈએ . ( ૧૭ ) બોનસ ચૂકવ્યાની નોંધ : વિગતવાર આદેશ નંબર | પરીપત્ર અન્વયે ક્યા પગાર બિલેથી જમા ? કેટલા રૂપિયા ? વગેરે ( ૧૮ ) રજાનું રોકડમાં રૂપાંતર કર્યાની નોંધ : ક્યા પ્રકારની રજા ? કેટલી રજા ? ક્યા ચેક નંબર , તારીખથી મળેલ ? On Line વગેરે જે રીતે ચૂકવ્યા હોય તેની વિગતવાર નોંધ .
( ૧૯ ) ચાર્જ એલાઉન્સ ચૂકવ્યાની નોંધ : કર્મચારીએ આચાર્યની જગ્યા પર કામ કર્યું હોય ત્યારે ઉતરતા પગાર ધોરણમાં ૧૦ % પ્રમાણે અને સમકક્ષ પગાર ધોરણમાં પ % પ્રમાણે ચાર્જ એલાઉન્સ મળવાપાત્ર હોય , આવી રકમ ચૂકવ્યાની નોંધ પાડવી . ( ૨૦ ) સ્પેશ્યલ પગાર / ઈજાફો મંજૂર થયો હોય તો તેની નોંધ ( ૨૧ ) ઉચ્ચતર પગાર ધોરણ મંજૂર થયાની નોંધ ( ૨૨ ) પગાર સુધારણા ROP - 06 પ્રમાણે મળેલા નવા પગાર ધોરણમાં પગાર ફિક્સેશનની વિગતવાર નોંધ પાડવી . ( આધારો પરથી ) ( ૨૩ ) વિવિધ રજા , પ્રાપ્ત રજા ( E.L. ) , રૂપાંતરીત રજા ( Comuted ) , અર્ધપગારી રજા ( H.P.L. ) , બિનપગારી રજા ( L.V.P. ) , પ્રસુતિ રજા , મેટરનીટી - પેટરનીટી વગેરે રજાઓ / વળતરના રૂપમાં મળતી ( E.L. ) વગેરે રજા મળતર અને ભોગવ્યાની નોંધ કચેરીના આદેશ નંબર / તારીખ પ્રમાણે આધારો જોઈને પાડવી જોઈએ . ( ૨૪ ) પેન્શનપાત્ર નોકરી છોડી અપાયાની નોંધ : કર્મચારીએ અન્ય સંસ્થા શાળામાં ફરજ બજાવી રાજીનામુ આપી અન્ય સંસ્થામાં જોડાય ત્યારે અગાઉની નોકરી પેન્શનના હેતુસર જોડી આપવાના હૂકમો થયા હોય તો તેની વિગતવાર નોંધ સેવાપોથીમાં અવશ્ય હોવી જોઈએ . ( ૨૫ ) રાજીનામા / નવી નિમણુકની નોંધ : એક શાળામાંથી રાજીનામુ આપી અન્ય શાળામાં જોડાય ત્યારે અગાઉની શાળાની છેલ્લી તારીખની રાજીનામાં અને મુક્તિની નોંધ સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ . તે જ રીતે નવી શાળામાં હાજર થયાની નોંધ પાડવી જોઈએ . ( ૨ ) જી.પી.એફ. ઉપાડ | પાર્ટ ફાઈનલ ઉપાડની નોંધ ( ૨૭ ) સત્રાંત નિવૃત્તિની નોંધ ( ૨૮ ) સેવાપોથીની એન્ટ્રીની ખરાઈના પ્રમાણપત્રો ( ૨૯ ) પેન્શન કેસ મુક્તિ વખતે આપવાના વિગતવાર પ્રમાણપત્રો ( ૩૦ ) નિવૃત્તિ વખતે લીવ એકાઉન્ટમાં રજાના પ્રકાર પ્રમાણે જમા રકમનું પ્રમાણપત્ર
વિભાગ - ૬ સેવાપોથીમાં કરવાની વિવિધ પ્રકારની નોંધોની યાદી - સર્વિસબુકમાં કઇ કઇ નોંધ કઇ રીતે થાય અને તેવી નોંધના નિયમો-૬ .